Analisi | Le Linee Guida AgID non impongono un formato unico, ma per i documenti statici lo standard PDF/A è la scelta d’elezione per garantire il valore legale nel tempo. Ignorarlo è un rischio.
Nel panorama della digitalizzazione, la “conservazione a norma” (precedentemente nota come “conservazione sostitutiva”) è un pilastro fondamentale per la validità legale dei documenti aziendali e professionali. Fatture elettroniche, libri contabili, contratti firmati digitalmente: tutti devono essere archiviati garantendo autenticità, integrità e, soprattutto, leggibilità nel tempo.
Al centro di questa esigenza tecnica e legale si trova uno standard internazionale spesso frainteso: il PDF/A.
Sebbene la normativa italiana non lo imponga come unico formato possibile, per la maggior parte dei documenti statici il PDF/A è, di fatto, la scelta tecnicamente più sicura e raccomandata per evitare contestazioni future. Capire perché è fondamentale per avvocati, commercialisti e aziende.
Cos’è esattamente il PDF/A?
Il termine PDF/A sta per Portable Document Format/Archive. Non è un software, ma uno standard internazionale (ISO 19005) progettato specificamente per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici.
Il suo obiettivo è semplice: garantire che un file possa essere aperto, visualizzato e stampato esattamente allo stesso modo oggi come tra 10, 20 o 50 anni, indipendentemente dal software o dal sistema operativo utilizzato.
Per farlo, il PDF/A impone regole tecniche restrittive che lo differenziano da un PDF comune:
- È autocontenuto: Deve incorporare (fare “embedding”) di tutti gli elementi necessari alla sua visualizzazione, in particolare i font (tipi di carattere) utilizzati.
- Vieta contenuti “rischiosi”: Non può contenere script (come JavaScript), collegamenti a file esterni o contenuti multimediali (audio/video), che potrebbero diventare obsoleti o irraggiungibili.
- Colori standardizzati: Utilizza profili colore indipendenti dal dispositivo per assicurare che la resa cromatica rimanga fedele.
In sintesi, mentre un PDF standard è pensato per la visualizzazione immediata, il PDF/A è ingegnerizzato per l’archiviazione perpetua.
PDF/A e la Legge Italiana: Non un Obbligo, ma una Garanzia
Qui è necessaria la precisione. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) sulla conservazione non dicono “dovete usare solo il PDF/A”. L’Allegato 2 delle Linee Guida elenca diversi formati idonei, tra cui PDF (standard), TIFF, XML, ODF e altri.
Dov’è, allora, il problema?
L’obbligo imposto dalla legge non è sul formato, ma sul risultato: il responsabile della conservazione deve garantire che il documento rimanga leggibile e integro per tutto il periodo di conservazione (solitamente 10 anni per le scritture contabili e fiscali).
Archiviare un PDF standard è un rischio:
- Se quel PDF utilizza un font particolare non incorporato, e tra 10 anni il software di lettura non lo trova più, il documento non sarà visualizzato correttamente.
- Se contiene collegamenti esterni, questi potrebbero non funzionare più.
In caso di verifica fiscale o di contenzioso legale, un documento conservato che risulta illeggibile o alterato nella sua forma (ad esempio, con testo sovrapposto o illeggibile perché manca un font) perde il suo valore probatorio. L’onere di aver fallito la conservazione ricade sull’azienda o sul professionista.
Il PDF/A è nato proprio per eliminare questo rischio. È l’unico standard che certifica, “per costruzione”, che il file è autocontenuto e non avrà problemi di leggibilità futuri.
Per questo motivo, per i documenti statici (contratti, libri giornale, registri IVA, fatture di cortesia, ecc.), il PDF/A è considerato lo standard d’elezione e la scelta più sicura per adempiere all’obbligo di conservazione a norma.
La Soluzione: Convertire e Verificare
Per studi professionali e aziende che gestiscono migliaia di documenti (ad esempio, scansioni, email trasformate in PDF, documenti Word salvati in PDF), è fondamentale assicurarsi che i file siano conformi prima di inviarli al sistema di conservazione.
Non basta “salvare con nome” in PDF; è necessaria una conversione specifica che “blocchi” il file secondo gli standard ISO PDF/A.
Per professionisti che necessitano di adeguare rapidamente i propri file prima dell’archiviazione legale, esistono strumenti online dedicati. Una soluzione rapida per questa esigenza è il convertitore “PDF in PDF/A” offerto da OpenPDF.it, che permette di trasformare i documenti standard nel formato conforme richiesto per una conservazione sicura.